De vijf voordelen van één digitale omgeving voor programma-monitoring

door Antoinette Wieman

Founding Partner

antoinette@bizaline.com

Deze week werden we benaderd door een gemeente die verantwoordelijk is voor de oplevering van een Regionale Energiestrategie (RES). Gelukkig hadden wij al vaker met dit bijltje gehakt – we begeleidden eerder de gemeenten Altena, Veenendaal en Soest bij een RES-traject. Van deze opdrachten hebben we geleerd dat complexe programma’s van dit type de nodige vragen met zich meebrengen voor gemeenten:

  • Hoe monitoren we de voortgang en impact van een complex programma en rapporteren we hierover, terwijl we te maken hebben met veel betrokken stakeholders?
  • Hoe gaan we bij het monitoren en rapporteren om met het feit dat een programma nog gevormd wordt tijdens de uitvoering, waardoor het projectportfolio en de doelstellingen nog tijdens de looptijd aangepast worden?
  • Hoe monitoren en rapporteren we data die soms pas met grote vertraging beschikbaar komt?

De energietransitie houdt niet op bij de gemeentegrens. Daarom werken overheden, inwoners, bedrijfsleven, netbeheerders en maatschappelijke organisaties in 30 regio’s samen aan een Regionale Energiestrategie. Deze programma’s brengen partijen samen, agenderen knelpunten en signaleren koppelkansen om de ambities effectiever te kunnen verwezenlijken.

Kenmerkend dus voor een RES-traject is dat er meerdere partijen werken aan hetzelfde doel: de ontwikkeling van ‘eigen’ regionale strategie. Programmamanagers zien daardoor als risico dat de diverse (gedelegeerde) projectleiders allemaal bezig zijn met hun individuele bijdrage, maar niemand zicht heeft op het geheel. En dat is jammer, want juist bij het realiseren van dit soort grote opgaven in het duurzaamheidsdomein geeft actueel zicht op de totale voortgang alle betrokken een enorme positieve ‘vibe’. En die is vaak ook echt nodig om het eindresultaat te realiseren.

Steeds meer programmamanagers merken dat ze effectiever zijn door gebruik te maken van één digitale omgeving, waarin het gehele programma zichtbaar is als ‘doelenboom’ (DIN). Zo’n digitale omgeving maakt zichtbaar wat ieders bijdrage is aan de doelen en wat de actuele status is, zodat de ‘boom’ steeds groener wordt naarmate projecten opgeleverd worden en doelen gerealiseerd.

Juist bij het realiseren van dit soort grote opgaven in het duurzaamheidsdomein geeft actueel zicht op de totale voortgang alle betrokken een enorme positieve ‘vibe’. En die is vaak ook echt nodig.

De vijf voordelen van één digitale omgeving bij het maken van een RES

 

1. Efficiënter werken

Eén digitale omgeving werkt veel efficiënter. We merken in de praktijk dat voortgang veel nauwkeuriger en frequenter wordt gerapporteerd wanneer dit de betrokkenen minimale energie kost – het liefst zonder dat ze daarvoor ergens moeten inloggen en Excel-sheets moeten uploaden. Daarnaast is het voor programmamanagers belangrijk dat de invulling van het programma eenvoudig aan te passen is, om tijdens het proces flexibel te kunnen blijven. De essentie van een programma is immers dat je aan het leren bent en dat je KPI’s, doelen en inspanningen steeds blijven evolueren.

 

2. Professioneler projectmanagement

Een gedeelde digitale omgeving fungeert ook als ‘gelijkrichter’ in termen van projectmanagement (dat bij dit soort eenmalige en complexe opdrachten maar zelden vanaf dag 1 optimaal is opgelijnd). Het helpt om project-initiatiedocumenten (PID’s) in digitale formats beschikbaar te stellen aan de betrokkenen, om ze zo bij de hand te nemen. Met deze digitale formats kun je bij iedereen snel boven water krijgen wat het doel is, wat het resultaat, de RASCI, de planning en het budget. Om zo, gaandeweg, de projectmanagement-competenties van de betrokkenen te versterken en uit te bouwen.

 

3. Meer draagvlak

Het is haast ondoenlijk om succesvol een RES op te leveren zonder draagvlak bij de burgers, maar ook bij de Raad en andere partijen die een financiële bijdrage leveren. Ook dan is één digitale omgeving van grote waarde, want daardoor wordt het mogelijk de voortgang van het programma in één oogopslag te volgen en te presenteren. Of zoals Anne Westhof, Programmamanager bij de Gemeente Veenendaal het verwoordt: “De belangrijke waarde die de monitoring voor ons heeft is heldere verantwoording naar het bestuur en de raad. Aan de hand van de doelenboom is die makkelijk te volgen. Je ziet wanneer er onvoldoende effecten zijn waar nog extra dingen moeten gebeuren. En je kunt inzichtelijk maken of de effecten en de bestede bedragen wel in balans zijn.”

 

4. Beter inzicht in de haalbaarheid

Gegeven de hoge werkdruk bij gemeenten is het belangrijk om aandacht te hebben voor de haalbaarheid van projecten in relatie tot de capaciteit. Het heeft geen zin om allerlei initiatieven tegelijk op te starten als je er geen opvolging aan kunt geven. Een gezamenlijke digitale omgeving helpt de juiste inzet van middelen te waarborgen. Immers, als je in één oogopslag ziet hoe de planning eruitziet in verhouding tot het opgestelde team, dan wordt meteen duidelijk of de projecten haalbaar zijn in relatie met de aanwezige capaciteit. Zo kan beter worden bepaald welke projecten prioriteit hebben, en welke beter tijdelijk geparkeerd kunnen worden.

 

5. Sturing op de gecommitteerde output

Een gezamenlijke digitale omgeving biedt een beter inzicht op in de effectiviteit van je programma, door te sturen op de outputdoelstelling. Toegegeven: dat is bij een RES niet altijd even gemakkelijk, omdat bepaalde data (bijvoorbeeld de hoeveelheid opgewekte duurzame energie) pas twee tot drie jaar later beschikbaar zijn. Maar met wat creativiteit zijn er voldoende ‘leidende’ indicatoren te vinden uit bronnen die wel beschikbaar zijn (bijvoorbeeld het aantal geplaatste zonnepanelen op basis van luchtfoto’s). Zo kunnen resultaten toch worden afgeleid en gebruikt worden voor sturing.

 

Kortom: gemeenten en programmamanagers die op zoek zijn naar een eenvoudige en efficiënte manier om hun stakeholders te informeren over voortgang en effecten van hun complexe programma’s, zijn bij ons aan het goede adres. Met onze Pilot en training Programmamonitoring kun je in korte tijd verkennen of deze werkwijze bij jouw organisatie past. Daarbij hoef je geen software te installeren, maar kun je direct van start met een standaard rapportageformat dat we naar jouw behoeften kunnen aanpassen.

Ben je nieuwsgierig geworden naar hoe andere gemeenten naar onze werkwijze kijken? Hier kun je ons interview vinden met wethouder Marco Verloop van de gemeente Veenendaal. Meer over de implementatie en de effecten van de digitalisering van het programmamanagement kun je vinden in een uitgebreide casestudy van ons werk in Veenendaal. Benieuwd? Als je nog even verder scrolt naar het aanvraagformulier hieronder, dan sturen we je zo snel mogelijk een presentatie.

Deel dit artikel

Geef mij toegang tot een presentatie

We geven je graag een vrijblijvende demonstratie van onze werkwijze. Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug

Heb je een vraag of suggestie en wil je daarover iemand spreken? Vul dan je gegevens in en wij bellen je zo snel mogelijk terug.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Training Doelenboom & OGSM

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Pilot Programmamonitoring en training

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.